KPIR jest podstawowym dokumentem, który musi prowadzić każdy, kto ma zarejestrowaną czynną działalność gospodarczą. W księdze tej przedsiębiorca jest zobowiązany wpisywać wszystkie przychody i rozchody związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Musi on też na żądanie pracownika urzędu skarbowego okazać księgę do kontroli. Dlatego księga ta powinna znajdować się w siedzibie firmy.
Przez wiele lat funkcjonowała papierowa wersja Księgi Przychodów i Rozchodów. Można ją było kupić w specjalistycznych księgarniach lub też w najbliższym urzędzie skarbowym. W dzisiejszych czasach, jednak większość przedsiębiorców papierową księgę przychodów i rozchodów zamieniła na księgowość online. Jest ona dużym ułatwieniem dla prowadzących własną działalność gospodarczą. Istnieje wiele portali internetowych, zajmujących się zagadnieniami księgowości. Na stronach o bankowości internetowej, każdy przedsiębiorca ma do dyspozycji aplikację księgowości online. Jest ona bardzo łatwa do stosowania i w zasadzie nikt nie będzie miał większego problemu z jej używaniem. Przedsiębiorca musi tylko rejestrować w aplikacji faktury kosztowe i sprzedażowe, nie zastanawiając się gdzie i w które rubryki ma to wpisać. Program online sam za niego wpisze dane w odpowiednie miejsca. Tak sporządzony dokument przedsiębiorca może wydrukować w formie gotowej księgi przychodów i rozchodów. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest generowana w sposób automatyczny na podstawie faktur wystawionych przez przedsiębiorcę i wprowadzonych do programu dokumentów uwzględniających koszty, jakie poniosła firma. Jest to rozwiązanie dużo tańsze niż usługi biura rachunkowego.
